Der aufwendige und genehmigungspflichtige Prozess einer aviotechnischen Pflanzenschutzmaßnahme im Wald startet in den meisten Fällen mit einer Warnung der Pflanzenschutzdienste. Diese weist darauf hin, dass sich gewisse Schadorganismen regional in einer beginnenden Massenvermehrung (Progradation) befinden und hier Risiken für den Wald entstehen können. Waldbesitzer sind aufgrund dieser Warnung informiert und können artspezifische Erhebungen in ihren Wäldern durchführen, um die Wahrscheinlichkeit für einen Kahlfraß zu prognostizieren. Hierbei begleiten die Pflanzenschutzdienste die Waldbesitzer und Forstbetriebe durch die Erstellung von Informationsmaterial und Beratung.
Da bei der Baumart Eiche in aller Regel der wiederholte Kahlfraß vermieden werden soll, kann hier auch der erstmalige Kahlfraß als Initialpunkt des Gesamtprozesses für den Pflanzenschutzmitteleinsatz dienen.
Nachdem mithilfe artspezifischer Methoden eine erhöhte Wahrscheinlichkeit für Kahlfraß im Folgejahr und eventuell schon eingetretene Vitalitätsverluste (wie der Befall durch Sekundärschädlinge) festgestellt worden sind, kann sich der Waldbesitzer für eine Regulierungsmaßnahme mittels Luftfahrzeug entscheiden und eine Genehmigung beantragen. Grundsätzlich ist es in Deutschland nicht erlaubt, Pflanzenschutzmitteln aus der Luft auszubringen. Es gibt jedoch zwei Ausnahmetatbestände, einer davon ist „im Kronenbereich von Wäldern“, denen nach behördlicher Prüfung stattgegeben werden kann.
Grundlage für die Entscheidung über diesen Antrag auf eine Ausnahmegenehmigung ist die Darstellung der Gefährdung der betroffenen Waldgebiete durch einen prognostizierten Kahlfraß und ggf. bereits eingetretene Ausfälle und Vitalitätsverluste. Die zuständige Behörde prüft den Antrag auf Notwendigkeit und mögliche negative Auswirkungen und beteiligt hierbei betroffenen Behörden. Die Naturschutz- und Wasserbehörden werden hier häufig mit einbezogen und müssen den geplanten Einsatz aus ihrer Sicht bewerten.
Nach erfolgter Prüfung entscheidet die zuständige Behörde über die Erteilung einer Ausnahmegenehmigung, wenn die Regulierung mit Pflanzenschutzmitteln zum Erhalt der Wälder sinnvoll erscheint und mögliche negative Auswirkungen durch den Einsatz weitestgehend vermieden werden können. Um diese negativen Auswirkungen so gering wie möglich zu halten, dürfen nur zugelassene Pflanzenschutzmittel im Rahmen der geforderten Anwendungsbestimmungen verwendet werden. Darüber hinaus kann die genehmigende Behörde auch weitere Einschränkungen oder Vorgaben treffen, um den örtlichen Gegebenheiten gerecht zu werden.
