Der aufwendige und genehmigungspflichtige Prozess einer aviotechnischen Pflanzenschutzmaßnahme im Wald startet in den meisten Fällen mit einer Warnung der forstlichen Versuchsanstalten oder Pflanzenschutzdienste. Diese weist darauf hin, dass sich gewisse Schadorganismen regional in einer beginnenden Massenvermehrung (Progradation) befinden und hier Risiken für den Wald entstehen können. Waldbesitzende sind aufgrund dieser Warnung informiert und können artspezifische Erhebungen in ihren Wäldern durchführen, um die Wahrscheinlichkeit für einen Kahlfraß zu prognostizieren. Häufig führen Forstverwaltungen das Monitoring durch, im Waldgesetz ist dann die Duldung dieser Maßnahmen geregelt. Pflanzenschutzdienste und Forstverwaltungen begleiten Waldbesitzende und Forstbetriebe mit Informationsmaterial und Beratung.
Da bei der Baumart Eiche in aller Regel der wiederholte Kahlfraß vermieden werden soll, kann hier auch der erstmalig erwartete Kahlfraß als Initialpunkt des Gesamtprozesses für den Pflanzenschutzmitteleinsatz dienen.
Nachdem mithilfe artspezifischer Methoden eine erhöhte Wahrscheinlichkeit für Kahlfraß im Folgejahr und eventuell schon eingetretene Vitalitätsverluste (wie Fraßschäden im Vorjahr) festgestellt worden sind, kann sich der Waldbesitzer für eine Pflanzenschutzmaßnahme mittels Luftfahrzeug entscheiden und eine Genehmigung beantragen. Grundsätzlich ist es in Deutschland nicht erlaubt, Pflanzenschutzmitteln aus der Luft auszubringen. Es gibt jedoch zwei Ausnahmen, einer davon ist „im Kronenbereich von Wäldern“, denen nach behördlicher Prüfung stattgegeben werden kann.
Grundlage für die Entscheidung über diesen Antrag auf eine Ausnahmegenehmigung ist die Darstellung der Gefährdung der betroffenen Waldgebiete durch die Prognose von Kahlfraß und ggf. bereits eingetretene Ausfälle und Vitalitätsverluste. Die zuständige Behörde prüft den Antrag auf Notwendigkeit und mögliche negative Auswirkungen und beteiligt weitere Behörden wie Naturschutz- und Wasserbehörden.
Nach erfolgter Prüfung entscheidet die zuständige Behörde über die Erteilung einer Ausnahmegenehmigung, wenn der Einsatz von Pflanzenschutzmitteln zum Erhalt der Wälder sinnvoll erscheint und mögliche negative Auswirkungen weitestgehend vermieden werden können. Um diese negativen Auswirkungen so gering wie möglich zu halten, dürfen nur zugelassene Pflanzenschutzmittel im Rahmen der geforderten Anwendungsbestimmungen verwendet werden. Darüber hinaus kann die genehmigende Behörde auch weitere Einschränkungen oder Vorgaben treffen, um den örtlichen Gegebenheiten gerecht zu werden.
Bei der Applikation überwacht die zuständige Behörde die Einhaltung der Anwendungsbestimmungen und kann bspw. bei unzureichenden Witterungsverhältnissen den Einsatz unterbrechen oder untersagen. Der Erfolg der Regulierung ist außerdem durch eine im Rahmen des Integrierten Pflanzenschutzes vorgeschriebene Erfolgskontrolle zu dokumentieren und der zuständigen Behörde vorzulegen.